Rotina Home Office

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Esse é um tema que recebo bastante perguntas, muitas pessoas interessadas em saber como desenvolver o próprio negócio sem ter que sair de casa.  Trabalhar de casa ou de qualquer lugar remoto sempre foi o meu objetivo e sei que pode ser também o sonho/objetivo de muitas pessoas!

Hoje em dia trabalho full time de casa, algumas vezes trabalho de algum café (muito raro, porque geralmente atendo e preciso de silêncio). Hoje em dia tenho a Sarah que trabalha comigo (meu braço direito) e ela também trabalha online e faz o horário dela e de onde quiser, nos entendemos super bem assim. Mas, como todos os cenários, existem os prós e contras, por isso, não deixarei de mencionar ambos os lados aqui.

Não foi algo que aconteceu da noite para o dia

Foi um processo gradativo, com diversas etapas e que olhando para trás, considero-as primordiais, necessárias e fundamentais para me estabelecer profissionalmente onde estou! Uma das coisas que mais me ajudou a conseguir criar uma rotina de atendimento da minha casa foi o fato de ter trabalhado e atendido em consultórios durante 8 anos antes de me mudar para California. Eu atendia em clínicas médicas, hospitais e à domicilio também, mas sempre com toda a estrutra: secretária, agenda, ficha de paciente e etc. Quando comecei com os atendimentos online de health coaching, eu procurei seguir os mesmos passos que seguia nos atendimentos presenciais e até mesmo organizar minha agenda da mesma maneira que era organizada com a ajuda das minhas secretárias. Ou seja, durante muito tempo fiz todos os papeis que antes não tinha o hábito de fazer: agendar, confirmar consulta, comprar material de escritório, controle de cobrança e etc!

Por que eu preferi home office?

Conveniência, meu estilo de vida, grana e conforto. Eu sou uma pessoa bem caseira e amo cuidar da minha casa, tipo terapia mesmo. Adoro plantas, velas e silêncio (trauma de paulistana). Claro que para mim o fato de trabalhar online e fora do meu país tem muito mais fatores positivos do que negativos. Mas nem sempre é fácil morar em um lugar com uma cultura diferente, ficar longe da família, de amigos de longa data e ter que se reinventar profissionalmente.  Mas apesar de todos os desafios que passei (e ainda passo), eu me considero muito sortuda, determinada e encontrei pessoas muito especiais na minha caminhada e que me ajudaram (e ajudam) muito!

A maioria dos imigrantes que conheço aqui desistiram da carreira que tinham no Brasil, mas nem sempre isso é visto como algo ruim, viu? Sempre existe espaço para descobrir novos talentos em nossas vidas. Eu nunca parei de estudar e atualizar o meu currículo. Além disso, meu blog foi um grande aliado neste processo e também me ajudou a não desistir de trabalhar na minha área. Com isso consegui seguir alinhada com a minha profissão do Brasil, falar sobre nutrição, práticas do dia a dia e outros assuntos usando plataformas digitais.

Pontos Positivos Home Office:

  • APRENDER A SER MAIS INDEPENDENTE E CRIATIVA. Porque não tenho colegas de trabalho logo ali ou o cara que manja de tecnologia por perto, me tornei mais proativa e me desenvolvi dentro de áreas que nunca imaginei. Claro que tenho as pessoas que me ajudam em áreas que fogem do meu escopo, mas é impressionante como podemos desenvolver mais habilidades quando não temos opções tao acessíveis.
  • FLEXIBILIDADE NA AGENDA. Sou a minha chefe e tenho responsabilidades com os meus clientes, mas consigo organizar a minha agenda com muita facilidade.
  • MAIS ECONÔMICO. Menos investimento em aluguel de salas ou escritório.
  • ALIMENTAÇÃO MAIS SAUDÁVEL uma vez que posso ter escolhas variadas e de fácil acesso na minha casa.
  • SEM TRÂNSITO. Ou seja, menos stress e mais tempo para produzir!
  • SEM POLÍTICAS DE ESCRITÓRIOS. Não tenho que seguir nenhuma política de escritório: como se vestir ou fazer social com as pessoas do trabalho.
  • COMUNICAÇÃO MAIS EFETIVA. Trabalhar sem muito contato físico com a maioria dos meus clientes me fez criar uma consciência enorme da importância de manter uma comunicação eficiente. Ao invés de fazer aquelas perguntas que eu faria para a pessoa que trabalha na mesa ao lado, eu tenho que elaborar um e-mail ou vídeo para me comunicar, o que faz com que a minha pergunta ou mensagem seja feita com mais intenção e objetividade.
  • FICAR MENOS DOENTE. Eu sei que isso parece um sintoma de fobia social, mas não deixa de ser verdade. Como o contato fisico é menor, a chance de pegar viroses também diminuem.

Possíveis Pontos Negativos

  • DISCIPLINA. Trabalhar de casa e sem ter alguém te cobrando não é para qualquer um e requer uma bela disciplina. Muitas pessoas preferem ter motivação externa para serem produtivas. Como você se vê?
  • MENOS INTERAÇÃO  FÍSICA com as pessoas. Para a minha personalidade isso não é um problema, mas para pessoas que tem mais necessidade de socializar com mais freqüência pode ser. Tenho muitos encontros via FaceTime, Blueajeans e etc. Mas, ainda no mundo virtual!
  • PERDER TEMPO DE TRABALHO COM TAREFAS DE CASA. Como explicarei adiante nas dicas, manter um ambiente sempre arrumado é essencial para garantir uma harmonia energética no seu ambiente de trabalho, caso contrario, vai acabar arrumando as coisas ao invés de trabalhar. No começo sofria muito com isso.
  • NÃO DESCONECTAR. Assim como pessoas que trabalham fora de casa, às vezes temos dificuldade de desligar do trabalho, imagina com é com todo seu material ali pertinho de você. Muitas vezes trabalho até mais tarde do que gostaria, mas a tendencia é ir aprimorando com o tempo.
  • ALMOÇOS SOLITÁRIOS. Não tem aquele almoço com a galera do trabalho, mas voce pode muito bem marcar alguns almoços ocasionais com amigos.

Home Office na Prática

Sem dúvidas o que faz a maior diferença para se ter uma rotina produtiva ou não é a organização. Neste sentido,  uso muito calendário (Google Agenda), bloco de anotações, agenda de papel pessoal, post its e por aí vai! Dessa maneira consigo me organizar, planejar minhas próximas tarefas, ter lembretes importantes à vista e to-do-list me ajudam a ser produtiva e eficiente com algumas tarefas quem se não prestamos atenção, acabam no esquecimento ou passando batido.

Dicas para um Home Office Produtivo

  • Estipule metas semanais realistas e simples: pendências, parte de algum projeto, entrar em contato com algum cliente de potencial e etc.
  • Mantenha um ambiente organizado, agradável e silencioso.
  • Evite trabalhar do seu quarto (acho essencial separar o máximo possível pessoal do profissional). Procure fazer o seu ambiente de trabalho mesmo. O meu fica no segundo andar da minha casa, isso me ajudou a desconectar do resto da casa.
  • Se vista de maneira confortável (sempre, né?), mas não deixe de se arrumar para entrar no “mode trabalho”. Acredite, pequenos detalhes contam.
  • Aplicativos que recomendo para reuniões: BlueJeans, FaceTime e Skype. BlueJeans é o que tem mais qualidade para vídeo conferências e reuniões com mais de 2 pessoas.
  • Decore a sua área de trabalho! Eu uso plantas (nunca uso plantas falsas), difusor com óleos essenciais e se não estiver em atendimento gosto de deixar um som leve ligado.
  • Tire intervalos de 10 minutos a cada 2 horas. Eu geralmente ligo para minha família e amigas no Brasil ou dou uma pausa na varanda para um chá.

Horários

  • Estipule horas de trabalho por dia baseado nas suas metas semanais.
  • Crie horário de almoço evitando comer trabalhando, pelo menos 30 minutos.
  • Crie um horário limite para encerrar o seu trabalho, evitando que o trabalho comece invadir a sua vida pessoal, ainda mais se estiver trabalhando da sua casa.

Minimize Distrações

  • Deixe o seu celular no modo silencioso e de preferência com a tela para baixo caso esteja trabalhando em algo que precise da sua atenção plena.
  • Evite atender as amigas dentro da sua hora de trabalho.

Home Office

I get many questions related to my Home Office routine, how I started working from home, and especially, how to keep up with my work without having a boss. Having this “home set up” was always one of my professional goals and I’m sure that I’m not alone here! But let’s be realistic: there is always cons and pros in any scenario and my idea with this post is to talk openly about my perspective of working online and from home.

How did I get here?

I didn’t happened overnight! My journey into home office was gradual with a few steps that, looking back, I have no doubts that they were fundamental to establish myself professionally where I am right now! I’ve worked in a private practice for 8 years back in Brazil, which has helped me to create some methods that I make sure to follow with my online coaching as well, such as agenda, clients records, etc! When I first started my online coaching I had to be in charge of  all the processes that used to be my secretarie’s job: scheduling clientes, confirming consultations, buying office supplies..and the list goes on! But with time I ended up being more and more efficient and productive.

The Pros of Home Office 

  • LEARN TO BE MORE INDEPENDENT AND CREATIVE. Since there is no help desk or other coworkers to help, you have to solve all the unexpected tasks and  learn how to fix it yourself!
  • FLEXIBLE SCHEDULE. It depends on the work, but if you are also self-employed you can manage your schedule as you please.
  •  SAVE MONEY. There is no need to pay rent for an office which
  • EAT HEALTHIER. Since I have access my fridge and my pantry, all my meals are pretty healthy!
  • NO TRAFFIC. In other words: no stress and more time to be productive!
  • NO OFFICE POLICIES. No dress code, no endless meetings..i.e!
  • EFFECTIVE COMMUNICATION. Since you are e-mailing people all the time, you need to choose your words wisely and learn how to be more objetive.

The Cons of Home Office  

  • DISCIPLINE. Working from home and not having a boss around requires lots of commitment and self discipline. Many people prefer having someone around, it depends on your personality.
  • HARD TO DISCONNECT.  This already happens when we work in a regular office, now think about having your home as your office! Can be harder, right? I see myself in this situation sometimes but I’m getting better with practice. Sometimes we just need to switch off, no matter what!
  • LESS PHYSICAL INTERACTION. I don’t see this as a problem but for some people spending that much time alone might be an issue. In my work I still have a lot of social interaction through virtual tools such as: FaceTime, Skype, Bluejeans and etc! So it kind of helps too.
  • LONELY LUNCHES. There are no coworkers to go to lunch with, but you can easily fix this situation by scheduling occasionally lunches with friends.

My Tips to Maximize Efficiency in Your Home Office Routine

There ir no doubts that organization is key to have an effective home office routine! I organize myself with Google Calendar, notepads, personal paper calendar, post its, to-do lists, etc! All this together helps me to keep personal countability as a habit. Here my highlights:

  • It’s very important to stipulate realistic and weekly goals and stick with.  
  • Keep an organized, pleasant and quiet environment. 
  • Avoid working from your bedroom (I find it essential to separate as much as possible personal from professional life).  
  • Dressing up (comfortably, of course!) to work really helps to get into “work mode”. I never work with my PJs, trust me here: small details matters!
  • Find the right Apps to work in a more efficient way. I recommend for meetings: BlueJeans, FaceTime and Skype. BlueJeans in my opinion is the one that has the most quality video conferences when you are having meetings with more than 2 people.
  • Decorate your Office! I use plants (I never use fake plants though), diffuser with essential oils and when I’m not doing online coaching I like to have some music playing on the background.
  • Take intervals of 10 minutes every 2 hours. I usually use this time to call my family and friends in Brazil or to enjoy a tea!

Work Hours

  • Establish work hours based on your weekly goals. 
  • Set lunch time (at least 30min) and avoid eating while working.
  • Set a starting and ending time each day. Don’t let work take over your personal life! This can easily happen when you work from home or when you are self-employed.

Minimize Distractions

  • Put your phone in silent mode and preferably switch the screen down – specially when working on something that requires your full attention.
  • Avoid chatting with friend during working hours.

 

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